Política de tratamiento de datos personales

Vite

Capítulo I

Disposiciones generales

Que Vite tiene como actividad principal brindar productos a base de helado suave y otros alimentos.

Artículo 1. Legislación aplicable y ámbito de aplicación. Estas políticas se aplican al tratamiento de datos en que VITE, en adelante “Vite”, sea Responsable del Tratamiento y/o en la que ésta actúe como Encargado, conforme a las normas aplicables en materia de tratamiento de datos personales.

Artículo 2. Objeto, procedimientos de recolección y tipo de información recolectada. La Política de Protección de Datos regula los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales que realiza Vite o quien éste designe, con el fin de garantizar y proteger los derechos de los Titulares. Vite podrá recolectar y tratar datos personales en cualquiera de los canales que tiene habilitados, como por ejemplo a través de su página web, volantes físicos, redes sociales, aplicación para dispositivos móviles (app), a través de formatos físicos, WiFi u otras tecnologías digitales.

Artículo 3. Entre otros datos, Vite podrá recolectar directamente de los titulares información como nombre e identificación, datos de contacto y domicilio, preferencias comerciales, información de pago, identificación de equipos, ubicación e históricos de compra. Además, Vite podrá tratar otra información de sus usuarios que corresponda a datos observados, inferidos o derivados de sus interacciones con nuestras plataformas y complementar sus bases de datos y registros con información que le sea suministrada por sus aliados.

Vite también podrá recolectar datos usando cookies, API’s, topics, FLOC's y otras tecnologías que lo permitan. Con estas interacciones Vite podrá recolectar información de sus usuarios que incluye georreferenciación y las interacciones de los usuarios en las plataformas digitales o los dispositivos, tiempos de conexión, tipos de dispositivos y modos de conexión. El acceso a esta información nos permite mejorar la experiencia de usuario y ofrecerle beneficios a nuestros usuarios que se acomoden a sus preferencias.

Artículo 4. Bases de Datos. Vite tiene y tendrá diversas bases de datos en desarrollo de sus actividades comerciales. Así, las políticas acá expuestas se aplican a todas nuestras Bases de Datos que incluyan Datos Personales. El tipo de información consignada en las mismas, las medidas de seguridad para el almacenamiento, la Transferencia, Transmisión y/o cesión de Bases de Datos se reportarán en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a las normas aplicables.

Artículo 5. Principios. Nuestra política de Tratamiento se fundamenta en los siguientes principios:

5.1 Principio de finalidad. El Tratamiento tiene una finalidad legítima y acorde con el marco legal. La finalidad del Tratamiento será siempre informada al Titular.

5.2 Principio de libertad. Los Datos Personales serán recolectados y sujetos a Tratamiento, previo consentimiento expreso e informado del Titular.

5.3 Principio de veracidad o calidad. Se deben recolectar Datos Personales que sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, de manera que la información recolectada no induzca a error o sea fraccionada.

5.4 Principio de transparencia. Cualquier Titular podrá solicitar y obtener información sobre la existencia de sus propios datos, o de quienes le conciernan, en las Bases de Datos de Vite. No obstante, para acceder a datos de terceras personas, el titular debe estar legitimado para ello (art. 2.2.2.25.4.1 Decreto Único 1074 de 2015).

5.5 Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley aplicable. La información tratada por Vite no se pondrá a disposición de terceras personas salvo que se cuente con habilitación legal para hacerlo.

5.6 Principio de seguridad. Vite procurará asegurar que existan las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, de manera que se evite su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.7 Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el Tratamiento garantizarán la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

5.8 Protección de Datos Sensibles. Ni Vite ni a quien éste designe como Encargado o Subencargado del Tratamiento de Datos Personales recolectarán ni tratarán Datos Sensibles, salvo autorización expresa del Titular.

5.9 Protección de Datos Personales de menores de edad. En virtud de las condiciones de capacidad legal establecidas en el Código Civil Colombiano y de la validez de la manifestación de voluntad a través de medios electrónicos establecida en la ley 527 de 1999, los Consumidores al momento de la creación de la Cuenta de Usuario, manifiestan expresamente tener capacidad para celebrar el tipo de transacciones; y con base en lo prescrito en la ley 1098 de 2006 de la República de Colombia los menores de edad cuentan con capacidad para celebrar éste tipo de transacciones, no obstante Vite, i) Dará a conocer a las autoridades de cualquier situación, de la que tenga conocimiento, que ponga en peligro la integridad de un menor de edad; ii) Informará a los menores que se encuentren interesados en vincularse a Vite, que deberán realizar la transacción a través de sus padres o representantes legales, previo registro por parte de éstos.

Capítulo II

Derechos de los titulares

Artículo 6. Derechos de los Titulares. En relación con el Tratamiento, los Titulares tienen los siguientes derechos:

6.1 Derecho de acceso. Los Titulares pueden obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos.

6.2 Derecho de actualización. En cualquier momento, los Titulares pueden actualizar sus Datos Personales.

6.3 Derecho de corrección. Los Titulares pueden modificar sus Datos Personales, que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4 Derecho de cancelación. Los Titulares podrán solicitar la eliminación de sus datos personales de las Bases de Datos administrados por Vite salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en dicha base de datos, en los términos dispuestos por la Ley.

6.5 Derecho de revocatoria del consentimiento. Los Titulares pueden revocar su consentimiento o la autorización que habilita a Vite y/o a quien éste designe como Encargado o Subencargado, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos.

6.6 Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. Los Titulares tienen derecho a otorgar Autorización a Vite o a quien éste designe para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Parágrafo. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada seis meses calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada seis meses calendario, el Responsable sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Por tratarse de una potestad personalísima, deberán ser ejercidos por el Titular de manera exclusiva, salvo las excepciones de Ley.

Artículo 7. Mecanismos para otorgar la Autorización. Vite, o a quien éste designe, podrá solicitar la Autorización de Tratamiento a sus Titulares mediante diferentes mecanismos, tales como medios escritos (formato físico), verbales cuando el titular solicite la afiliación a los servicios de Vite, mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, medios digitales (mediante páginas web, portales de información, dispositivos electrónicos en punto de venta, Aplicaciones, códigos QR, WiFi Marketing; Kioscos digitales, lectores de barras, SMS, MMS, redes sociales y/o otros) o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La Autorización garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular el hecho del Tratamiento de sus Datos Personales, las finalidades del tratamiento, y sus derechos frente a dicho Tratamiento.

Artículo 8. Prueba de la Autorización. Vite y/o quien éste designe adoptará las medidas que sean necesarias para conservar prueba de la autorización y mantener registros de cuándo y cómo la obtuvo por parte de los Titulares para el Tratamiento.

Artículo 9. Aviso de privacidad. En los casos en que no es posible poner a disposición de los titulares las Políticas de tratamiento de información, Vite pondrá a disposición el Aviso de Privacidad para informarles sobre la existencia de estas y la forma de acceder a ellas. Vite informará a los Titulares y al público en general, la información relativa a la existencia de las políticas y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales de la que trata esta Política, teniendo en cuenta los parámetros que exige la ley aplicable. Vite conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad para sus archivos.

Capítulo III

Obligaciones

Artículo 10. Deberes del Responsable del Tratamiento. En su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en sus Bases de Datos, Vite cumplirá con los siguientes deberes:

10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

10.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular física o digitalmente.

10.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

10.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

10.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

10.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa aplicable.

10.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la ley.

10.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

10.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso de sus Datos Personales.

10.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

10.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de hábeas data.

Artículo 11. Deberes del Encargado del Tratamiento. En aquellas situaciones en las que Vite actúe como Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, Vite o quien este designe, cumplirá con los siguientes deberes:

11.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

11.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

11.4. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

11.5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política y en la ley.

11.6. Registrar en la Base de Datos Personales la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales.

11.7. Insertar en las Bases de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de Datos Personales.

11.8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para tener acceso a ella.

11.10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

11.11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 12. Transmisión de Datos Personales. En el evento en que Vite delegue el Tratamiento de Datos Personales en un tercero, que se convierta en Encargado del Tratamiento, tomará todas las medidas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de la presente Política, así como garantizar al Titular el ejercicio de sus derechos. Todas las cesiones de datos hechas por Vite a terceros estarán habilitadas por la Ley, por los Términos del Servicios aceptados por los Usuarios antes de iniciar a usar los servicios prestados por Vite, y, cuando sea necesario, por los instrumentos legales que establezcan las condiciones del tratamiento.

Artículo 13. Transferencia de Datos Personales. En el evento en que Vite transfiera Datos Personales a un tercero, dentro o fuera de Colombia, que se convierta en el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, tomará las medidas necesarias para preservar los derechos de los Titulares durante la Transferencia.

Capítulo IV

Procedimientos establecidos para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares

Artículo 14. Presentación de consultas y reclamos. El Titular puede ejercer los derechos descritos en el Artículo 6 de la presente Política a través del correo electrónico [email protected] con el asunto: “Consulta/Reclamo Tratamiento de datos”.

Artículo 15. Procedimiento para la presentación y atención de consultas. El Titular o sus causahabientes podrán realizar consultas sobre Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Vite, por escrito o a través de los medios descritos en esta Política. En consecuencia, Vite o a quien éste designe garantizará el derecho de consulta, suministrando al Titular o sus causahabientes toda la información que se haya recolectado del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Artículo 16. Procedimiento para la atención de reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual deberá incluir: (i) la identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección electrónica donde desea recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo. El reclamo se formulará vía digital dirigido a Vite o a quien éste designe, y se debe enviar por los canales establecidos en esta política. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al Titular o sus causahabientes dentro de los ocho (8) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 17. Reporte de información. Vite podrá efectuar el reporte de información financiera, crediticia, comercial o de servicios ante los operadores de información de los titulares que hayan dado su autorización. Vite podrá efectuar el reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de los Titulares que hayan dado su Autorización para tal efecto, pero en cualquier caso requerirá comunicarlo previamente al Titular, lo cual podrá incluirse en los extractos u otra información periódica que se envíe a los respectivos clientes, siempre y cuando se incluya de manera clara y legible. En todo caso, los Titulares podrán autorizar a que dicha información sea comunicada mediante el envío de mensaje de datos. En el evento en que se presenten moras sucesivas y continuas, la obligación de comunicar previamente al Titular, se entenderá cumplida con la comunicación correspondiente a la mora inicial.

Capítulo V

Finalidad y vigencia

Artículo 18. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de los Datos Personales que recolecta Vite se realiza con las siguientes finalidades:

Datos de Usuarios de la Plataforma Vite:

Vite tiene como misión principal brindar productos a base de helado suave y otros alimentos, para esto se apoya en el otorgamiento de beneficios a sus Usuarios, que puedan ganar y redimir puntos, obtener descuentos, recibir publicidad y ofertas que se ajusten a sus intereses. Para poderle ofrecer a nuestros Usuarios las mejores experiencias de compra y la mejor información, recolectamos información personal y la usamos de conformidad con nuestros compromisos de protección de datos. De igual manera, Vite podrá hacer tratamientos de datos observados, inferidos o derivados de la información que procesa. Para tales efectos, podremos usar la información que recolectamos de nuestros Usuarios para las siguientes finalidades principales:

  • Contactar a nuestros Usuarios con publicidad, propia o de comercios aliados, presentes o futuros, que creamos se ajusten a las preferencias de nuestros clientes.
  • Suministrar la información de nuestros Usuarios a nuestros aliados para que estos puedan contactarlos de manera directa, con información relevante para nuestros usuarios.
  • Remitir la información de nuestros Usuarios a los aliados de Vite para permitirles a nuestros aliados contactarlos y ofrecerles los beneficios de nuestros programas de fidelización, actuales o que desarrollemos en el futuro. Nuestros aliados a su vez podrán entregarnos información de sus clientes actuales o futuros, o transferirnos datos de nuestros usuarios, previa validación de las compras de bienes o servicios y demás operaciones que hayan adelantado con dichos aliados.
  • Almacenar, recolectar, analizar, transferir y transmitir datos de consumo de clientes con el fin de identificar su trazabilidad de consumo, hacer análisis agregado de tendencias y patrones de consumo, y comunicarnos con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de Vite;
  • Enviar comunicaciones propias o de terceros con fines informativos o de mercadeo;
  • Informar sobre la celebración de alianzas y procesar la información con fines estadísticos.
  • Crear perfiles de nuestros Usuarios con el fin de enviarles información relevante que se ajuste a sus preferencias de consumo.
  • Remitir información de nuestros Usuarios a plataformas de pago, integradores de información, DMP, desarrolladores de APIs, marketplaces o demás plataformas de compañías del grupo Vite o de terceros, con el fin de proporcionarle a los Usuarios más funcionalidades o para mejorar su experiencia dentro de los programas de fidelización propios de Vite, de aliados de Vite o de terceros.
  • Transferir o transmitir la información de nuestros Usuarios a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento por cuenta de Vite siguiendo las instrucciones precisas dadas por Vite. Dentro de estos tratamientos de información los Encargados podrán a su vez contratar sub-encargados del Tratamiento siempre y cuando usen la información solamente para los fines del Encargo hecho por Vite.

Datos Personales de nuestros colaboradores, candidatos o contratistas

  • Los datos personales recolectados también se utilizarán para procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, colaboradores, proveedores y clientes de Vite;
  • Los datos personales de colaboradores de Vite se tratarán para las finalidades previstas por las leyes laborales vigentes y para permitirles a Vite cumplir con su obligación como empleador, incluyendo la vinculación al sistema de seguridad social, pago de prestaciones sociales, seguimiento de los activos de información de Vite y prevención de prácticas que atenten contra la operación de Vite y/o prevención de conductas ilegales dentro del trabajo y en general para cualquier para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral. Vite podrá efectuar el reporte de información financiera, crediticia, comercial o de servicios ante los operadores de información de los titulares que hayan dado su autorización. De igual manera podrá entregar el reporte de deudores que no cumplan con las obligaciones de pago a favor de Vite, para lo cual podrán permanecer en la base de datos que pueda administrar Vite o a la cual pueda ser reportado el deudor.

Artículo 19. Vigencia. La presente Política rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.

Dado en Pereira a los 20 días del mes de abril de 2021.

Políticas de Privacidad -Versión 2021/1